De meeste winterevents die wij bouwen, worden georganiseerd door een commissie binnen het bedrijf. Een personeelsvereniging, een feestcommissie van een paar collega’s, of iemand van HR die het erbij doet.
Wij schuiven daarbij aan. Dat is voor ons de gewone gang van zaken, en we weten precies hoe het loopt.
Wij adviseren, jullie besluiten
Elke keuze blijft bij de commissie.
Wij leggen de opties naast elkaar, vertellen wat werkt bij vijftig man en wat werkt bij driehonderd, en zeggen erbij wat wij zelf zouden doen. Daarna kiezen jullie. Dat geldt voor de locatie, het eten, het programma, de aankleding en het budget.
Hoe het overleg loopt
Het begint met één gesprek. Met hoeveel mensen zijn jullie, wanneer moet het vallen, wat ligt er al vast en wat is er vorig jaar gedaan.
Daarna komen wij terug met een paar richtingen, met prijzen erbij. De commissie kiest. Pas dan gaan wij aanvragen bij de locatie en de partners, zodat jullie niet ergens aan vastzitten voordat de keuze is gemaakt.
Vanaf dat moment lopen wij de lijst af: bevestigingen, tijden, dieetwensen, op- en afbouw. De commissie krijgt één draaiboek waar alles in staat, en op de dag zelf staat er iemand van ons die de klok bewaakt.
De hele commissie zit erbij
Een feestcommissie bestaat zelden uit één persoon, en de samenstelling wisselt vaak per jaar.
Daarom zetten wij iedereen die meebeslist in de mail en in het overleg. Voorstellen gaan naar de hele commissie, zodat er niemand achteraf iets hoort en niemand in zijn eentje de kar trekt.
Dat werkt door naar de avond zelf. Wij zetten één activiteit in het programma waar de hele groep aan meedoet, zodat de collega’s die elkaar normaal niet spreken ook echt bij elkaar komen.
Wat ons netwerk oplevert
Wij hebben 272 locaties in ons bestand en werken met 254 partners: 164 voor activiteiten, 42 voor entertainment, plus catering, verhuur en hotels.
Dat scheelt de commissie drie dingen.
Snelheid. Op de vraag of iets ergens kan, hebben wij meestal dezelfde dag antwoord.
Kennis van de beperkingen. Wij weten per locatie tot hoe laat de muziek aan mag, of je eigen catering mee naar binnen mag nemen en of die zaal bij regen nog steeds werkt. Dat zijn de dingen waar een commissie halverwege tegenaan loopt.
Prijs. Wij boeken het hele jaar door op dezelfde plekken. Daar krijgen wij korting en betere voorwaarden dan een bedrijf dat er één keer per jaar belt. Die afspraken gaan mee naar jullie offerte.
Wat de commissie zelf houdt
Het budget, de datum, de gastenlijst en de laatste keuze over locatie, eten en programma.
Het feest blijft van de commissie. Wij staan nergens op de uitnodiging.
Wat het kost
Wij werken altijd met een budget. Noem het bedrag dat de commissie te besteden heeft, per persoon of in totaal, en wij zeggen wat daarbinnen mogelijk is.
Dat weten wij vrij nauwkeurig, omdat we elke winter zien wat een avond op een bepaald bedrag oplevert.
De prijzen delen wij ruim van tevoren, voordat er iets vastligt. Wij leggen de opties naast elkaar met het bedrag erbij, zodat de commissie kan zien wat een keuze doet met het totaal.
Voor een eerste richting: een compleet feest met eten, decor en programma ligt tussen de 145 en 250 euro per persoon inclusief btw. Een avond met één activiteit en een borrel begint een stuk lager.
Veelgestelde vragen
Wij hebben al een feestcommissie. Wat doen jullie er dan nog bij?
Het uitzoekwerk. Locaties vergelijken, prijzen opvragen, het programma samenstellen en de dag zelf bewaken. De commissie beslist, wij leveren de opties en regelen de uitvoering.
Kan het op ons eigen kantoor of terrein?
Ja. Een groot deel van onze winterevents staat op een eigen parkeerterrein, in een bedrijfshal of in de kantine. Wij bouwen het op en breken het weer af.
Hoeveel tijd kost het ons dan nog?
Één gesprek aan het begin, één keuzemoment en een korte check op het draaiboek. De rest loopt via ons.
Wij hebben de locatie al geboekt. Kunnen jullie dan nog wat doen?
Ja. Activiteiten, aankleding, entertainment en catering kunnen los. Wij komen naar de locatie die jullie hebben gekozen.
Stel je event samen op winter-wonderland.nl/stel-je-event-samen, of bel 020 638 32 64.
